5.Bölüm: Bir Şirketin Sinir Sistemi “İletişim”

Kırk yıl önce, o zamanlar çok revaçta olan Resimli Bilgiler Ansiklopedisinin Nasrettin Hoca’yı anlatan bölümünde bir fıkra okumuştum. Hiçbir zaman unutmadım ve iletişimin önemini anlatırken örnek verdiğim hikayelerden biri olmuştur:

Hoca evinde şekerleme yaparken kapısı hızla vurulur. Söylene söylene kapıya gider açar, karşısında bir komşusu vardır. Hoca ağzını açamadan lafa girer; “Hocam, köye bir Alim geldi, buraların Alimi kim, çıksın karşıma diyor”. Hoca “kimmiş bu” diye homurdanır, sarığını ve cübbesini giyip, sallana sallana köyün meydanına varır. Meydanda çelimsiz, çiroz gibi zayıf hırpani elinde de ağaç dalından bir asa olan uzun sakallı biri vardır. Adama Hoca’yı gösterirler. Adam hemen asasıyla yere bir daire çizer. Hoca sakalını sıvazlar biraz bakar ve gülümseyerek daireyi tam ortadan bölen bir çizgi çizer. Hırpani adam şaşırır ve bu sefer bir çizgi daha çizip, daireyi dört parçaya böler. Hoca bu defa kendinden çok emin şekilde dört parçadan üçünü işaret eder. Adam daha da şaşırmıştır. Elini parmakları aşağıya gelecek şekilde sallar, Hoca ise tek kaşı kalkık şekilde parmakları yukarıya gelecek şekilde sallar. Hırpani adam sevinçten havalara uçar ve “siz ne şanslı insanlarsınız, köyünüzde bir Alim var der” Ahali şaşırmış halde bakarken anlatır; “Yere Dünya’yı temsilen bir daire çizdim, o Dünya’nın yuvarlak olduğunu teyit etti üstelik ortasından Ekvator geçer diye daireyi ikiye böldü. Dünya dört parçadan oluşsa, parçalar neyi işaret eder diye daireyi dörde böldüm, üçünü göstererek Dünya’nın ¾’ünün su olduğunu söyledi. Ben yağmur nasıl yağar diye sorunca da yerden çıkan su buharı sayesinde diye cevap verdi” demiş. Ahali şaşkınlıkla bunları dinledikten sonra, Hocaya dönmüş. Hoca keyifle anlatmaya başlamış “Bir sini baklava yapalım mı dedi, yağma yok yarısı benim dedim. Dört parçaya bölelim deyince, üç parçasını ben yerim dedim. Fındık, fıstık serpelim mi diye sorunca da lafa dalıp, alttaki ateşi unutmayalım dedim” demiş.

Kıssadan Hisse; ortadaki konuyu ortak anlamda anlamak için ortak bir dile, ortak kavramlara ihtiyaç kaçınılmazdır. Birbirinizi sabırla dinleseniz bile ortak dil ve ortak kavramlarla iletişim yoksa farklı noktalara varmak içten bile değildir.

Şirketler açısından da iletişim sinir sistemi gibi vazgeçilmez bir temel unsurdur. Sinir sisteminin çalışmaması nasıl insanı felç eder ya da organları çalışamaz hale getirirse, aynısı Şirketler için de geçerlidir. Kötü Yönetim Anlayışının en önemli unsurlarından birisi Şirket içi İletişimin kullanılmaz hale getirilmesidir.

İletişimdeki çöküşün başında gelen ortak dil kullanımında yaşanan çöküntüdür. Artık skeçlere konu olan “Plaza Türkçesi” ile oluşan garabet bir yana yıllar geçtikçe Türkçe Eğitiminde yaşanan bozulma, iletişim araçların sözel ve yazılı ortamdan görsel ortama geçmesi Dil’deki çöküşün en önemli nedenidir. Yabancı Dilde kullanmama ile Dil’in unutulması ya da kullanılabilirliğinin zayıflaması nasıl bir gerçek ise, aynı sorun kendi ana diliniz için de geçerlidir. Çok iyi üniversitelerden, çok iyi derecelerle mezun olup, çok iyi şirketlerde çalışan, ancak 100-150 kelimeyi aşmayan bir Türkçe ile derdini anlatamayan nesiller, Şirket içinde göz ardı edilir ve çare üretilmezse, Şirket İçi İletişimde son derece ciddi sorunlar yaratacağı görülecektir. Bir konuyu, sorunu ya da bir çözümü anlatamayan ya da ifadesi anlaşılmayan bir çalışanın yaratacağı olumsuz etkinin ötesinde ifade etmeye çalıştığı konunun kaçırılması esas kayıptır. Son 20-25 yıldır, çalıştığım Şirketlerde eğitim programlarına hep “Türkçe konuşma, okuma, yazma eğitimleri koyun” dememin en önemli nedeni iletişimde yaşanan sorunların bir kaynağı olan yetersiz Türkçe’nin bertaraf edilmesidir. Maalesef bu yetersizlik giderilmediğinden, İngilizceden ödünç alınan kelimeler ya da elektronik ortamda kelime yazmak yerine simgelerle iletişim sağlamaya çalışılması ile sorun daha da içinden çıkılmaz hale gelmektedir.

İletişimdeki çöküşün bir başka unsuru ortak kavramlar havuzunun oluşturulmaması ya da paydaşların birbirlerinin yoğun kullandığı kavramlar konusunda fikir sahibi kılınmamasıdır. Bir inşaat Şirketinde Teknik Ofisin kullandığı “pursantaj” kavramını mali bölümdekiler bilmeden, projenin mali sonuçları konusunda analiz yapmaları nasıl mümkün değilse, Teknik Ofisin “Tahakkuk” kavramının ne olduğu ya da “Amortisman” kavramının ne olmadığını da bilmesi gerekmektedir. Maalesef bu mesleki ya da işlevlere has kavramların anlamlarının paylaşılması, bir ülkenin özel bilgilerinin paylaşılması kadar imkânsız hale getirilmektedir. Oysa İyi Yönetim Anlayışı altında bilginin doğru zamanda, doğru araçlarla doğru noktalara iletilmesi değerlendirme ve karar almadaki en önemli unsur iken, buna değer verilmemesi bariz bir Kötü Yönetim Anlayışıdır. “Bunlar bizim teknik konularımız, bunları bilmeseler de olur” düşüncesi daha en başından kayıpla işe başlanıldığını gösterir.

İletişimdeki sorunlardan birisi de, iletişimin şeklidir. İletişim şeklinde tekdüzen ve asgari unsurların yok olması başlı başına bir kaos ve iletişim yetersizliğini de beraberinde getirmektedir. Elektronik alt yapılar sayesinde iletişim şekli artık elektronik ortamlarda oluşmaktadır. Ancak, hala bu şekilde bile yazı yazılması gerekmektedir. Yazım, imla ve dilbilgisi kurallarının bilinmemesi ve öneminin farkında olunmaması bir sorun iken, yazılı iletişimin tek yanlı olduğuna dair saplantı en ciddi sıkıntıdır. “Attım maili top benden çıktı” şeklindeki açınası mantık ya da “Kızım sana söylüyorum, gelinim sen anla” tavrı ile bir kişiye gönderilen bir yazıda düzinelerce kişinin “cc” olarak eklenmesi tuhaflığı iletişim yapıyormuş görüntüsü altında tam bir sağırlar diyaloğu oluşturmaktadır. Bir Şirketi Kötü Yönetmek için bundan daha uygun bir ortam olamaz.

Bir başka ciddi sorun iletişimin paydaşlarıdır. Bir bilginin ya da verinin kiminle paylaşılacağının bilinmemesi, paylaşılacak kişilerin bilinmesine rağmen paylaşılmaması, paylaşılacak bilgi ya da verinin içeriğinin ne olacağına dair bir düzenin olmaması, hata paylaşılacak bilginin bilinçli şekilde sansürlenmesi kötü yönetim anlayışını coşturan ve şirketin tüm hücrelerine yayılmasını sağlayan vahim hatalardır. Örneğin, birinci derecede imza yetkisi olan Genel Müdür ya da Yönetim Kurulu Üyelerinin seyahat programlarının Finans ya da Mali İşler bölümü ile paylaşılmaması anlaşılmaz olmasından öte, şirketin operasyonel akışını da ciddi şekilde etkileyecek bir hatadır.

İletişimde Kötü Yönetimi besleyen bir başka unsur, iletişimin çift yönlü değil de tek yönlü çalıştırılmasıdır. Bir bilgiyi, veriyi ya da sorunu yazılı olarak iletmiş olmak tek başına hiçbir anlam taşımaz. İletişim takip edilmesi gereken ve sonuçlandırılması gereken dinamik bir süreçtir. Tek taraflı değildir. Sanıldığının aksine ileten kişinin iletimi ile o iletiyle ilgili sorumluluğu ortadan kalkmaz. Oluşacak bir aksaklık nedeniyle hesap sorulmuyorsa bu zaten Kötü Yönetimin Şirkete hâkim olduğunun bir göstergesidir.

Bundan 30 yıl önce ilk işe başladığım Şirketin Murahhas Azası, Yılbaşı Partisinde, bu konudaki rahatsızlığını bir fıkra ile anlatmıştı:

Karı – Koca çok şiddetli kavga ederler. Adam bir süre sonra sakinleşir ama, kadının affı yoktur ve kocası ile konuşmamaya başlar. Adam ne sorsa ya da söylese, cevabı ya da görüşünü bir not kağıdına yazıp, adama vermektedir. Akşam yatmaya hazırlanırken, Adam Karısına “yarın sabah dokuzda çok önemli bir toplantıya gitmem gerekiyor. Beni mutlaka sabah 6’da kaldır” der. Kadın not kağıdına bir yazı yazar ve adama gösterir “olur”. Yatarlar. Adam sabah uykusunu tam almış şekilde keyifle kendi kendine uyanır. Biraz kendine gelip komodin üzerindeki saate bakınca başından aşağı kaynar sular dökülür. Saat 9:30’dur. Adam hiddetle karısını uyandırır ve hesap sorar. “Sana önemli bir toplantım var sabah 6’da kaldır dedim, neden kaldırmadın?” Kadın Komodin üzerini gösterir. Saatin yanında bir not kağıdı vardır ve üzerinde şu yazar “saat 6 oldu haydi kalk”.

İletişim kapsamında olup, değerlendirme ve karar almada etkin olan ve çürümeye maruz kaldığında Kötü Yönetim Anlayışını besleyen bir başka husus, raporlamadır. Aslında birden çok verinin işlenmesi ve işlenerek bilgiye dönüşüp belli bir şekil ya da içerikte ve belli bir zamanda ya da gerektiğinde düzenlenen bir bilgilendirme aracı olan klasik raporlamanın son derece dikkatli ve özenli şekilde düzenlenmesi gerekmektedir.

Raporlamada iki hayati hata yapılmaktadır.

Birincisi raporun talebe dayalı olarak oluşturulması esasına uyulmamasıdır. Yasal olarak düzenlenmesi gereken raporlar dışında, Şirket Yönetimi, değerlendirme ve karar alma işlevi için ihtiyaç duyduğu raporları tanımlamak ve talep etmekle yükümlüdür. Bu talep kapsamında raporun içeriği ile mesleki ve teknik yapısını da raporu talep ettiği çalışanlarla istişare etmelidir ki, rapor hazırlayan tarafından sağlıklı ve doğru hazırlanabilsin, talep eden tarafından da doğru olarak okunsun ve değerlendirme ve karar almada kullanılsın. Ancak Kötü Yönetimin hâkim olduğu şirketlerde ya rapor talebi yapıldığında içeriği ile mesleki ve teknik alt yapısı hiçbir şekilde tartışılmıyor, aksine içerik mesleki ve teknik açıdan uyumuna bakılmaksızın dikte ettiriliyor ya da hiçbir şekilde rapor talep edilmiyor. Raporun içeriği dikte edildiğinde, raporu hazırlayacak olanların mesleki ve teknik alt yapı ile talep edilen içeriği bağdaştırmakta sorun yaşandıkları gibi, rapor hem hazırlayana yük olmakta hem de talep eden tarafından tam olarak okunamamakta ya da daha vahimi okunmamaktadır. Rapor talep edilmemesi ise başlı başına bir garabet olup, bilgi vermek ve karar alınmasına ihtiyaç duyan çalışanlar bu defa doğrudan kendi inisiyatifleri ile kendi mesleki ve teknik altyapılarına bire bir uyumlu raporlar hazırlayıp Şirket Yönetimine iletmek durumunda kalırlar. Raporu hazırlayan emek harcadığına, raporun sunulduğu makam ise anlamadığı ya da okumadan kenara koyduğu ve gereksiz bulduğu raporlardan şikâyet eder. Sonuç tam bir sağırlar diyaloğudur.

İkinci konu raporun şekli ve içerdiği verilerin okunmasında yaşanan sorunlardır. Yukarıda ortak kavramlar havuzunun olmayışı ile hazırlanan raporun içerdiği verilerin anlaşılması ya da okunmasında ciddi hatalar yapılır. Bu hatalara raporların şekil şartlarının tekdüzenleştirilmemesi ve sürekli değiştirilmesi de eklenince raporların tarihsel zincirleme istatistik sağlama olanağı ortadan kaybolur. Bu nedenle bir raporun şekli ve içereceği verilerin ne olacağı ileriye dönük oluşturulmaması ve özellikle şirket hedeflerini dikkate alınmaması hazırlanan raporların değer verilmeyen emek savurganlığı dışında bir anlamı da olmamaktadır. Bu durum Kötü Yönetim anlayışının beslendiği en önemli bataklıktır.