4.Bölüm: Bir Şirketin En Temel Öğesi “Organizasyon Şeması”

Organizasyon Şeması, bir Şirketin İskeletidir. Bir şirketin en temel başlangıç öğesidir ve son derece önemlidir. Organizasyon şemasının ne olduğunun iyi bilinmesi ve kuralına uygun şekilde hazırlanması gerekir. Organizasyon şemasının yaz-boz tahtasına döndüğü, gelişigüzel hazırlandığı, tanımından uzaklaştığı Şirketler Kötü Yönetim Anlayışına adım atan şirketlerdir.

Organizasyon şeması; bir şirketin, hedeflerine ulaşabilecek şekilde çalışmasını sağlayacak işlevlerin ve bu işlevler arasındaki ilişkilerin tanımlandığı bir haritadır. Hepsinden önemlisi, bir şirketi oluşturan üç temel öğeden birisi olan “Bütünleştirici” varlıklardandır.

Organizasyon Şemasına bakıldığında;

  • Şirketin gelecekte varacağı hedeflere göre bugün, yarın ve ileride sahip olacağı tüm işlevleri içermelidir. Sadece işlevleri içeren Organizasyon Şeması İşlevsel Organizasyon olarak adlandırılır ve yönetici ile çalışanları içermez,
  • Ast-Üst ilişkisini değil, yöneten ile yönetilen; veri veren ile alan, hesap soran ile hesap veren, raporlayan ile karar veren arasındaki ilişkiyi içerir. Sadece Yönetici ve Çalışanları içeren Organizasyon Şeması, Personel Organizasyonu olarak adlandırılır ve işlevleri içermez
  • Her İşlevin ayrı bir çalışanı, yöneticisi veya ekibi olmak zorunda değildir. Bir çalışan birden fazla işlev üstlenebilir. Çalışanı, yöneticisi veya ekibi olmayan işlevler de olabilir,
  • Şirketin Dikey trafik akışını tanımlar. Yatay ya da yanal akış ise organizasyon şemasında değil, süreç haritalarında belirlenir,
  • İşlevsel Organizasyon Şeması, ancak Şirketin yeniden yapılandırılmasında ya da yeni faaliyet alanlarına girmesi halinde değişir. Personel değişikliği ya da personel girişi/çıkışı veya görev/unvan değişikliklerinde İşlevsel Organizasyon değil, sadece Personel Organizasyonu değişir,
  • İşlevsel ve Personel Organizasyon şemaları, ancak işlevlerle personel arasındaki ilişkinin belirlenmesi için birleştirilebilir ancak bütünleştirilemez,
  • Bu birleştirmede dikkat edilmesi gereken husus, bir yöneticiye bağlanacak çalışan ya da yönetici sayısından ziyade, ilişkilendirilecek işlev sayısıdır. Her bir yönetici aynı zamanda çizilen sınırlar kapsamında karar verici olduğundan ilgilenmek ve karar vermekle yükümlü olduğu işlevlerin sayısı, bu işlevlerin içeriği, hacmi ve etki alanları ile doğru orantılıdır,
  • Personel Organizasyon Şeması İK tarafından, İşlevsel Organizasyon Şeması ise, Şirketin Kurumsal Yönetim işlevinden sorumlu bölüm tarafından oluşturulur. Böyle bir bölüm yoksa bu yükümlülük Üst Yönetime aittir,
  • Personel Organizasyon Şeması Genel Müdür tarafından, İşlevsel Organizasyon Şeması ise Yönetim Kurulu tarafından onaylanmalıdır,
  • İşlevsel Organizasyon Şeması, Süreçlerin duraklarını, Personel Organizasyon şeması ise süreçlerin paydaşlarını belirler,
  • İşlevsel Organizasyon Şeması, içe kapalı değil, dışa açık oluşturulur. 3.Şahısların işlevlerle olan bağlantısı da İşlevsel Organizasyonda gösterilmelidir
  • İşlevsel Organizasyon Şeması, şirketin temel üç öğesini ve içeriklerinin tamamını kapsamak zorundadır. Kapsamayan İşlevsel Organizasyon şeması geçersizdir,

Yukarıda kısaca değinilen Organizasyon Şemasının temel öğelerine gereken önem ve özen gösterilmemektedir. Bunun en temel nedeni, organizasyon şemasının bir statü/konum belgesi gibi algılanmasıdır. Oysa yukarıda da açıkça belirtilmektedir ki, Organizasyon Şeması bir ast-üst silsilesini tanımlamaz. Bir protokol belgesi değildir. Organizasyon Şeması yatay ya da yanal seviyeleri de belirleyen bir unsur olarak algılanması, yukarıda sayılan trafik akışını da zedeleyecek ve Şirketin Kötü Yönetilmesine neden olacaktır.

Organizasyon şeması, şirketin hedefleri, somut ve soyut varlıkları dikkate alınarak oluşturulmak zorundadır.

İşlevsel Organizasyon Şeması, yöneticilere, çalışanlara ya da bölümlere verilen önceliklere göre oluşturulmaz. Oluşturulması halinde, ortaya konan şey organizasyon şeması değildir. Şirket içinde kim kimdir? ne iş yapar? rehberinden öteye geçmez.

Organizasyon şeması hazırlanırken, hedefler ve bu hedeflere ulaştıracak stratejiler temel alınmaması halinde, günlük bir şema olmaktan ve sürekli değişmekten kurtulamaz. Bu haliyle de ciddiye alınmaz ve kurması beklenen ilişkileri de oluşturamaz. Şirket Süreçlerinden kopması halinde de süreçler gereken şekilde çalışmaz.

Her İşleve bir çalışan, yönetici ya da ekip atanması halinde, bu unsurlardan birinin eksiği ya da yetersizliği, işlevin var olmasını engeller ya da baltalar. Oysa, çalışana, yöneticiye ve ekibe göre işlev tanımlanması şirkete yapılacak en büyük kötülüktür. Bir çalışanın sırf desteklenmesi amacıyla terfii ile yeni bir işlev yaratılması ya da çok becerikli ve on parmağında on marifet olan bir yönetici nezdinde birçok işlevin konsolide edilmesi ve bunun da organizasyon şemasına dahil edilmesi ile organizasyon şeması asıl özelliğini tamamen kaybeder.

Organizasyon şeması, ayrıca şirket süreçlerinin de haritası olduğundan bu iki unsur arasındaki bağın kopartılması, süreçlerin de yetersizlik ve verimsizlik ile yok olmasına neden olur.

İşlevlerin gruplaştırılması ya da alt disiplinlere ayrılmasında içsel bütünlük ve süreçlerde etkinlik/verimlilik esas alınmalıdır. Aksi durumda, yetki çatışması, kontrolsüz görev alanları ve sahipsiz/tanımlanmamış işlevler ortaya çıkacaktır.

İşlevlerin gruplaştırılmasında yapılacak hata, gruplandırılan ya da alt disiplinlere bölünen işlevlerin yürütülmesinde esas olan insan varlığında ciddi sorun yaşanmasına neden olur. Yetersiz çalışan ya da görevden tatmin olmayan çalışanlar ile etkin ve verimli bir şirket yönetimi sağlanamaz. Bu da beraberinde Kötü Şirket Yönetim anlayışını beraberinde getirir.

Organizasyon şemasının oluşturulabilmek için, Şirketin hedefleri, Stratejileri ve Yol haritalarının belirlenmiş olması gerekmektedir. Bunları belirlemeden oluşturulacak organizasyon şeması, sadece Kötü Yönetim Anlayışını besler.