Sonuç:

Oluşturulan yapı ile Şirketin tüm varlıklarını, tüm tescil ve teyitlerini temsi eden belgeler ile tüm işlevlerin parasal süreçleri söz konusu sistem içinde tanımlı olup, günlük operasyonun üzerinde döndüğü sistemdir. Bu yolla, elektronik ortamda istenilen belgelere ulaşabilme, yer ve süre kısıtlaması olmaksızın talep-onay mekanizmasını çalıştırabilme ve daha hızlı, daha etkin ve verimli bilgi işleyerek karar verebilme olanağı gelişmiştir

 

PROJE DETAYI
Firma: Y………… D……… İnşaat
Tespitler: Şirketin ürettiği tüm veri ve belgelerin tek çatı altında toplanması ve tüm paydaşların kullanımına sunulabilmesi, Faaliyetlerin fiziki ve coğrafi olarak farklı yerlerde sürdürülüyor olmasından dolayı, şirket dışından gelen tüm veri ve belgelerin, fiziken dolaşımına gerek kalmaksızın, elektronik ortamda kayıtlanması ve onaylanmasının sağlanması, farklı iletişim kanallarından, farklı format ve içerikteki talepler ve bilgilendirme akışlarının, standart bir yapıda ortak bir alanda yürütülmesini sağlayacak bir elektronik yazılım sağlanması ve gerek veri ile belgelerin depolanması ile talep ve onay akışlarının disipline edilmesi açısından bir çözüm bulunması gerekmektedir.
Proje: Tespit edilen gereksinimlerin, süreç yönetimine uygun bir doküman takip yazılımı ile yapılması kapsamında gereken yazılım seçilmiştir.
Öncelikle doküman takip sisteminde hangi dokümanların saklanacağını, bunları kimin yükleyeceği, kimin kullanacağı ne sürede güncelleneceği belirlenmiştir. Diğer taraftan sürekli üretilen belgeler ve iç raporların bu sistem üzerinde takip etmesi kararlaştırılmıştır. Son olarak da hangi süreçlerin bu yazılım içinde tanımlanabileceği, irdelenmiş ve çok adımlı tüm finansal, personel, kalite, tedarik v.b. alanların süreçleri bu sisteme alınmıştır. Sisteme gerek mobil gerek dizüstü gerekse masa üstü istasyonlardan ister şirket içi ister şirket dışı ister yurtdışı ister gece, isterse gündüz 7/24 ulaşma imkânı olacak ve gerek bilgi ile belgelere ulaşabilme gerekse taleplerin incelenerek onay ve ret edilmesi mümkün kılınacaktır.
Süresi: Sistemlerin kurgulanması 4 ay + yazılım ile yazılı iç düzenlemelerin ve formların oluşturulması ve yazılım test süresi 9 ay + paydaşların eğitimi 2 ay